ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ, КАК ОБЯЗАТЕЛЬНАЯ ЧАСТЬ РАБОЧЕГО ПРОЦЕССА

  • Post author:
  • Запись опубликована:06/09/2019
  • Post category:Статьи

Инвентаризация — обязательная часть рабочего процесса в любом заведении. Она позволяет сверять фактические данные с данными программного учета. Это основной способ контроля сохранности товаров на складе. Чем чаще проводятся инвентаризации, тем более точной информацией владеет руководство, и тем более своевременными будут приняты решения на кухне ресторана. 
Как должна проводиться инвентаризация и что делать с её результатами?

Инвентаризация бывает нескольких видов в зависимости от объема проверки и сроков: 

– Ежемесячная. Полный учет продуктов, расходных материалов и хозяйственных товаров; 
– Ежедневная. Обычно применяется для учета остатков бара. Каждый вечер перед сдачей смены снимаются остатки по алкоголю; 

– Внеплановая. Внезапная инвентаризация, о которой персонал не предупреждён. Обычно это выборочная проверка по определенным позициям, но может быть и полный пересчёт кухни или бара. 

При подготовке к инвентаризации согласовывают сроки её проведения, распечатывают бланки с номенклатурой товаров, проверяется внесение всех документов по кухне и бару. 

Пустые бланки со списком товаров – это неотъемлемая составляющая инвентаризации. Без них сотрудники могут что-то случайно пропустить или при желании специально сфальсифицировать данные. Также может возникнуть путаница в наименованиях товаров, что тоже приведет к получению неверных данных. В программе StoreHouse есть возможность составить и распечатать такие бланки по всей номенклатуре, или по выбранным группам. Ещё можно использовать программный модуль FoodFactory и не тратить бумагу, а вносить результаты подсчетов сразу в электронном виде. 

Все товары должны попасть в инвентаризацию, это и одноразовая посуда, и продукты, и уже приготовленные полуфабрикаты (соусы, тесто и т.д.). Механизмы StoreHouse_5 позволяют добавлять полуфабрикаты в сличительные ведомости и раскладывать их на ингредиенты по текущим технологическим картам. 

Инвентаризация помогает не только контролировать остатки, но и выявлять ошибки в программе учета, например: 
1. Задвоенные позиции. В технологических картах для списания указана одна позиция, а товар приходуется на склад по другому наименованию. Например, «помидоры» и «томаты». 
2. Ошибки в единицах измерения. Допустим, в накладной написано 5 упаковок стаканчиков по 100 штук, а кладовщик вносит в программу просто 5 штук. 
3. Ошибки в технологических картах, когда при занесении рецептуры, выбрали не ту номенклатуру или перепутали количество. 
4. Неучтенная упаковка. К расходным материалам нужно относиться внимательно: правильно считать себестоимость позиций «навынос» с учетом упаковки. Например, можно завести модификаторы «с собой» и «в зале». Модификатору «с собой» составить калькуляцию с учетом упаковки. 

Так, для удобства при инвентаризации, расходные материалы можно считать по весу. Взвесить большую упаковку, посмотреть, сколько штук в нее входит, разделить вес на количество – получится вес одной единицы.

По результатам инвентаризации можно увидеть следующее: 

– Большие остатки товара на складе. Лучше заказывать продукцию чаще, но меньше, это позволит сократить количество списаний испортившейся продукции; 
– Не соблюдение рецептуры. Кухня закладывает в блюда меньший вес ингредиентов, за счет чего получаются излишки; 
– Не списанные или не перемещенные с кухни на бар продукты; 
– Пересорт, когда фактический остаток товара не совпадает с расчетным, причем излишек и недостача похожих продуктов в тождественном количестве. Например, недостача воды без газа и такой же излишек газированной воды. Эту проблему можно решить в программе StoreHouse с помощью «Акта переработки»; 
– Выявить злоупотребления со стороны персонала. 

Проведение инвентаризации в ресторане – это сложный процесс, требующий непрерывного контроля на каждом этапе. Он позволяет сверить фактические данные с данными бухгалтерского учета, выявить ошибки и злоупотребления. Чем чаще проводятся инвентаризации, тем более актуальную информацию имеет управляющий и может осуществлять грамотное планирование и развитие бизнеса.